Gmail, la reinvención de un clásico y macros en Google Sheets

A pesar de que cada semana nuevas funcionalidades y mejoras se incorporan a G Suite, hay dos cosas que merecen un post específico: se ha anunciado un rediseño de Gmail y Google Sheets permitirá grabar macros.

1. El nuevo Gmail:

Google ha repensado Gmail alrededor de: diseño, seguridad e "inteligencia", con el objetivo de ganar velocidad y seguridad. En este enlace puedes encontrar el anuncio oficial.

En cuanto al diseño, la nueva interfaz web incorpora la estética y algunas funcionalidades que habíamos visto en Inbox by Gmail:

• La columna de carpetas puede minimizarse para maximizar el ancho del espacio del correo, mientras a la derecha aparece un panel con los complementos. Estos permiten trabajar en Calendar y Keep en la misma interfaz de Gmail.
• Se ha relanzado "Tareas", aunque el alcance sigue siendo básico. En todo caso, parece más interesante usar Keep para las tareas, sobre todo por la posibilidad de compartirlas.
• Labs se transforma en "Configuración avanzada".
• Pasando el ratón tenemos la posibilidad de posponer correos para un momento más propicio. Aparentemente no se ha incorporado la posibilidad de que el correo se posponga en función de la ubicación, como sucede en Inbox.
• Además, en las próximas semanas se ofrecerá una nueva aplicación de Gmail offline y la posibilidad de acceder a los adjuntos sin abrir el correo. Si todavía no ha llegado a tu cuenta, en las próximas semanas tendrás acceso al modo sin conexión nativo de Google. Para activar este modo sólo tienes que ir a "Configuración", buscar las pestaña "Fuera de línea" y marcar "Habilitar correo sin conexión". Es importante saber que esta opción sólo la verás en el nuevo Gmail y no en la interfaz anterior, así mismo si el navegador que estás utilizando es Chrome 61 o posterior.

En lo que respecta a la seguridad, Google acelera sus innovaciones para crear un entorno confiable. De esta manera, a los controles anti-phising lanzados a finales de marzo se agrega el "modo confidencial", que estará disponible en las próximas semanas. Este modo permitirá el envío de correos con fecha de caducidad, la posibilidad de impedir la descarga, el reenvío y la impresión del correo, y la incorporación de la autenticación en dos pasos. También se modificarán la advertencias de correos sospechosos para mejorar la claridad.

Por otro lado, se incorporarán herramientas de inteligencia artificial mediante:

• Sugerencias" que nos recordarán que el correo que recibimos hace tres días aún no ha sido respondido, o que el que enviamos sigue sin contestación.

• "Smart Reply": Cada mensaje que recibamos tendrá tres posibles respuestas, que nos ayudará a contestar el 10% de nuestros correos.

• Reducción de las notificaciones en el móvil a las de alta prioridad. 

Estas características están disponibles en el Programa de "Early Adopters". Puedes unirte fácilmente desde el panel de control.

Para activar las nuevas funcionalidades, bien para todos o para una suborganización, hay que ir a Panel de Control> Aplicaciones > Gmail > Configuración de usuario >  Programa de primeros usuarios de la nueva versión de Gmail

No olvidéis guardar la nueva configuración.

Posteriormente, los usuarios deberán seleccionar el nuevo Gmail en su interfaz. Basta pinchar en la rueda dentada y seleccionar "probar el nuevo correo de empresa".

Es posible volver a la interfaz anterior con el mismo procedimiento.

Recomendamos probarlo primero en un ámbito restringido para conocer las novedades.

2. Macros en Google Sheets

Google ha venido mejorando Google Sheets, basta ver la evolución que han tenido las tablas dinámicas o la funcionalidad "explorar". Sin embargo, hay un salto cualitativo en la última iteracción: la posibilidad de grabar macros en Google Sheets. Se anunció hace unos días (ver post y video), pero no quisimos comunicarlo hasta verlo activo en nuestro dominio.

El proceso es sencillo. Desde Herramientas > Macros se puede grabar el proceso deseado. Google Sheets convierte el macro en código de AppsScript, de manera que también son editables. Se puede crear hasta diez combinaciones de teclas, los demás macros deben ejecutarse desde el menú Herramientas.

Una de las ventajas evidentes de Google Sheets ha sido siempre la posibilidad de que varias personas accedan al mismo archivo para realizar su trabajo. Esto se traslada ahora a los macros, de manera que en un usuario puede estar grabando o ejecutando un macro mientras sus compañeros pueden acceder al archivo para otras consultas o ediciones. Y también permite que otras personas puedan ejecutar los macros sin tener que descargarse el archivo, lo cual permite un control superior de la documentación.

Posiblemente, la incorporación de los macros en Google Sheets refleja la sensibilidad de Google hacia los usuarios más sofisticados en las organizaciones, lo cual evidencia un giro importante en la estrategia de G Suite.

¡Esperamos que estas novedades te resulten interesantes! Estamos a tu disposición para cualquier consulta en info@hache2i.es

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